Come stabilire il budget di un evento ?

Se hai deciso di organizzare un evento, devi stabilire il budget, calcolando entrate e uscite in maniera coerente e dettagliata.

La pianificazione del budget per un evento è un’attività che a prima vista sembra semplice, ma in realtà è molto complessa poiché non bisogna lasciare niente al caso ed è importante aggiornarlo e monitorarlo spesso affinché non ci siano sorprese finali in termini di uscite impreviste.

Se l’evento che organizzi è a pagamento ed hai previsto l’acquisto un biglietto è importante che ci sia un break even (pareggio), pertanto le entrate e le uscite devono essere sullo stesso livello al fine di coprire tutte le spese.

 Si può anche prendere in considerazione di ricercare degli sponsor con cui negoziare una cifra che permetterà di andare in pari con i costi o addirittura di avere un utile.

Per il calcolo del budget è consigliabile usare un foglio excel contabilità ed inserire in una tabella le varie voci di spesa; Le principali sono:

• Location: costo del luogo dove si terrà l’evento
• Servizi: costi di allestimento della sala, regia, tecnologia ecc
• Catering: Costo per un coffe break, aperitivo o un eventuale pranzocena di gala ecc..
• Pernottamento in albergo: Spesa per ospiti che vengono da fuori con necessità di alloggio
• Logistica: Costo di eventuali biglietti aerei o del treno ecc… solitamente per relatori,ospiti importanti o sponso
• Materiale per i partecipanti e Gadget: Costo per la cancelleria come block notes, penne ed opuscolicon stampa personalizzata del nome dell’evento o  dell’azienda che lo organizza
• Promozione pubblicitaria: Voce importante da non sottovalutare che comprende l’aspetto pubblicitario come locandine, campagne pubblicitarie su face book, banner on-line ecc..
• Comunicazione: Costo per professionisti come giornalisti e blogger
• Staff: Compenso per il personale che collabora all’organizzazione ed alla buona riuscita dell’evento compreso  pasti ed eventuale pernottamento

Data la complessa attività di stabilire il budget di un evento, è consigliabile, almeno le prime volte consultare dei professionisti al fine di evitare errori che potrebbero costare cari ed anche per fare esperienza in questo campo così da poter proseguire da soli in futuro.

 Se non puoi permetterti un professionista, nessun problema! 

Come ben sai la tecnologia ha fatto passi da gigante e per stabilire il budget di un evento puoi scaricare una delle app che ti permetteranno di gestire le tue spese senza imprevisti